Kim Spinder (We Quit Mail): Slimmer communiceren met online software
Online software in de Praktijk met Kim Spinder
Basecamp, Dropbox, LinkedIN, Twitter, WhatsApp. Kim Spinder, in januari verkozen tot Meest Invloedrijke Persoon bij de Lokale Overheid 2010, gebruikt allerlei online software in het dagelijkse leven. Maar een ding mist in het rijtje: e-mail. "Begin van dit jaar ben ik gestopt met het gebruiken van e-mail. Communicatie kan veel slimmer. Het gaat er om dat je de juiste tool zoekt waarmee je het beste kan communiceren."
"Stress vanwege de e-mail is voor veel mensen een probleem. De Blackberry die maar blijft trillen, mailtjes die 's avonds en in het weekend beantwoord worden.
Iedereen erkent dat het een probleem is, maar niemand doet er wat aan. Daarom heb ik een radicale keuze gemaakt en ben ik voor de volle 100 procent met e-mail gestopt."
Communiceren met online software tools
"Als ik voorheen een project startte, stroomde nieuwe e-mail mijn inbox binnen. Vijftig op een dag was geen uitzondering. En met wat? Taken die ik toebedeeld kreeg, verzoeken hoe het er mee stond en documenten die heen en weer werden gee-maild."
"Dat kan veel handiger er efficiënter, bijvoorbeeld met Basecamp. Dat is een project managment tool waarin al die dingen kunnen. Bijvoorbeeld documenten met elkaar delen en taken aan mensen toeschrijven. Vervolgens hoef je niet per mail te vragen wat de status van een activiteit is, want mensen houden dat zelf bij."
"Ook gebruik ik wel Dropbox om documenten uit te wisselen. Het is raar dat mensen een e-mail sturen met een document, dan iets aanpassen en weer terug mailen. Daar is e-mail helemaal niet voor bedoeld!"
"Afspraken maken hoeft helemaal niet via veel heen en weer gee-mail te gebeuren. Ik maak gebruik de online software Tungle.me. Mensen kunnen dan zien wanneer ik een vrij moment in mijn agenda heb, en een afspraak met mij maken."
Nadeel van e-mail
"Als je naar je inbox kijkt, zit daar geen prioriteit in. Iedereen gooit daar maar wat in. Op een gegeven moment duurde het soms dagen voordat ik een belangrijk mailtje beantwoorden omdat mijn inbox zo vol zat. Toen ik aan het begin van dit jaar stopte met e-mail, heb ik mensen verschillende alternatieven geboden. Als iets belangrijk is, bellen ze of sturen zij mij een berichtje via sms of LinkedIN of Twitter een berichtje."
"Mensen vinden het tot nu toe leuk dat ik gestopt bent met e-mailen. Doordat ik alternatieven aandraag, leren zij weer nieuwe tools kennen. Voor veel mensen is het lastig om een overstap te maken, je bent nu eenmaal gewend dat alles via de mail loopt. In zekere zin dwing ik anderen om goed na te denken over alternatieven, die beter zijn om te communiceren."
Kim Spinder help organisaties 'bij het benutten van de kansen van netwerk- en informatiesamenleving'. Bekijk haar LinkedIN-profiel of volg haar op Twitter.
Emiel (1984) is een freelance multimedia journalist. Hij heeft een achtergrond in de ICT en schrijft regelmatig over digitale ontwikkelingen voor websites en magazines.
Tags:
