Waar moet u op letten bij de aanschaf van online software en Software as a Service? Waar moet u aan denken en welke vragen moet u stellen? Gabor Landman geeft u 10 tips voor bij de selectie van een SaaS-leverancier.
Tip 1. Let op de totaalprijs van de software
Baseer uw keuze op de volledige prijs, niet alleen op de instapprijs. Tel de kosten van de basisdienst, uitbreidingsmodules, integratiemodules, extra storage, het maken van back-ups, upgrades en de kosten voor ondersteuning bij elkaar op. Let op de aanwezigheid van verborgen kosten.
Tip 2. Lees de kleine lettertjes van uw SaaS-leverancier
Let bij de algemene voorwaarden op de volgende bepalingen: garantie, service, uptime, factureringsvoorwaarden, toepasselijk recht, intellectueel recht, het gebruik van uw gegevens voor marketingdoeleinden, aanwezigheid Escrow bepaling en garanties voor back-up en disaster planning. Let hierbij specifiek op onredelijke en beperkende bepalingen.
Tip 3. Interoperabiliteit van de online software
Biedt de cloud software mogelijkheid tot gebruik op alle mobiele platforms (iPhone, pocket PC, Blackberry), alle browsers (Firefox, Internet Explorer, Chrome) en alle operating systemen (Windows, Mac, Unix)? Is het mogelijk om de gegevens uit de cloud te exporteren en lokaal te installeren of te migreren indien dat nodig is?
Tip 4. Compatibiliteit van de online software
Is het formaat van de exportgegevens compatibel met andere populaire software? Is de database of de data te migreren naar een ander pakket of SaaS-aanbieder? Voldoet het pakket aan Open Source, W3C en andere standaarden met betrekking tot de wet- en regelgeving die voor uw organisatie van belang zijn?
Tip 5. Let op de veiligheid van de SaaS
Controleer de security-instellingen van de SaaS-dienst. Wordt er een beveiligde verbinding gebruikt tijdens de communicatie? Waar wordt de data opgeslagen, welke encryptiestandaarden worden er gebruikt, wordt de Europese privacy wetgeving gerespecteerd en wat gebeurt er bij een calamiteit?
Tip 6. Performance van de SaaS dienst
Worden er garanties gegevens aan snelheid? Is het pakket ook nog zo snel als de kantoren in de VS 's middags opengaan? Is het cloud pakket nog net zo snel als er veel gebruikersdata in staat? Bestaat de mogelijkheid om oudere gegevens te archiveren?
Tip 7. Integratie met andere software
Welke integratiemogelijkheden zijn er? Welke technische vaardigheden zijn er nodig om integraties uit te kunnen voeren? Zijn er kant en klare integratiemodules met web-portals, back office, front office en business intelligence systemen?
Tip 8. Ondersteuning SaaS-aanbieder
Is er een telefoonnummer van een support afdeling dat tijdens Nederlandse kantooruren gebeld kan worden? Welke garanties zijn er ten aanzien van ondersteuning en opleidingsmateriaal? Wordt er support aangeboden in de talen waaraan uw organisatie behoefte heeft?
Tip 9. Functionaliteit van de SaaS
Zorg ervoor dat de functionaliteit van de cloud software aan uw bedrijfsprocessen te koppelen is en niet andersom. Zijn er mogelijkheden om de processen aan te passen en/of relaties te veranderen?
Tip 10. Gebruikersgemak van de cloud software
Een goede SaaS-oplossing dient de gebruiker, niet andersom. Een goede usability zorgt voor een snellere adoptie bij en efficiënter gebruik door uw medewerkers. Let op de ergonomie van het systeem.
Tags:
saas, tips, aanschaf, selectie
